היקף המכרזים הממשלתיים השנתי בישראל עומד כיום על מאה מיליארד ש"ח, תקציב שאינו כולל את תחום מכרזי הרשויות המקומיות העומד על למעלה מעשרים מיליארד ש"ח נוספים. מספרים עצומים אלה מוכיחים בברור כי מכרזים מהווים הזדמנות קריטית להגדלת הפעילות העסקית, באמצעות השגת חוזים משמעותיים עם גופים ממשלתיים וציבוריים, מעבר ליתרונות נוספים, כמו יצירת מקורות הכנסה קבועים ואמינים, וקידום המיתוג של העסק. 

לא פעם, עסקים נרתעים מלגשת למכרזים מתוך חשש להתמודד עם התהליך הסבוך והמורכב. אך למעשה, הבנה נכונה של מהות המכרז והכנה מדוקדקת של ההצעה, יכולים להפוך את המכרז למנוף להצלחה כלכלית ארוכת טווח. 

במאמר זה, נסקור כיצד ניתן לבנות הצעה מנצחת ולזכות במכרזים בעזרת שימוש בכלים טכנולוגיים ופיננסיים מתקדמים ותוך הסתמכות על מקורות כמו "מדריך כתיבת מסמכי מכרז: החשב הכלל – מינהל הרכש הממשלתי, חוק חובת המכרזים, התשנ"ב-1992, ותקנות חובת המכרזים, תשנ"ג-1993.

השלבים המרכזיים בהכנת הצעה למכרז

לאחר איתורו של מכרז רלבנטי, מתחיל תהליך הכנת ההצעה המורכב מכמה שלבים מרכזיים:

שלב ראשון – הבנת מסמכי המכרז וקבלת החלטה האם לצאת לדרך

הצעד הראשון הוא הבנה מעמיקה של מסמכי המכרז. כל פרסום של מכרז מכיל מסמכים מפורטים הכוללים את תנאי המכרז, תנאי הסף, וקריטריוני ההערכה של ועדת המכרזים האמורה לאשר, או לדחות את ההצעה. מסמכים אלו קובעים מהו היקף העבודה הנדרש, מה הדרישות הכספיות והתפעוליות מהמציע, ומהם הקריטריונים שלפיהם ייבחנו ההצעות. חשוב לזכור כי קריאה מדוקדקת של כל סעיף וסעיף במסמכי המכרז תסייע להציג את עצמכם כמציעים אמינים ומקצועיים, תעזור בהימנעות משגיאות נפוצות ובעזרת אלה, תשפר באופן משמעותי את הסיכוי לזכות במכרז ותקטין את הסיכוי לדחייה בעקבות טעויות טכניות ומנהליות.

שלב שני – תקשורת עם מפרסם המכרז לקבלת הבהרות

בכל מכרז מצוינים אפשרויות להצגת שאלות ופעמים רבות יש גם תאריכים לסיורים וכנסים של ספקים וקבלנים (לדוגמה כאשר מדובר במכרז תשתית, או בנייה המצריך סיור פיזי באתר בו יבוצע הפרויקט). לאחר הבנת תנאי המכרז והחלטה לגשת אליו, מומלץ להשתתף בכל המפגשים והסיורים ובמידת הצורך לקיים תקשורת רציפה עם הגורם המפרסם, כדי להבהיר כל קושי או סוגייה לא ברורה, קטנה או גדולה ככל שתהיה.

שלב שלישי – ניתוח ההצעה

ניתוח פיננסי והצעת מחיר 

תמחור נכון הוא חלק קריטי בכל הצעה למכרז. כמו בכל עסקה אחרת, הצעת מחיר צריכה להיות תחרותית מחד אך רווחית מאידך. במהלך הכנת הצעת המחיר, מעבר לשיקולים הרגילים (חומרי גלם, כוח אדם, תקורות לוגיסטיות, ניהוליות וכד') חשוב לשקלל את עלויות הערבויות הנדרשות, המהוות תנאי מקדים בכל הצעת מכרז כיום. כך, יש לקחת בחשבון עלויות הנובעות מריתוק ההון ומגבלות האשראי הנובעות מהקצאת ערבויות בנקיות, ובמידת האפשר לשקול שימוש בערבויות חוץ בנקאיות מתקדמות כגון אלה של חברת RentSafe המאפשרות להקטין עלויות אלה, ובכך לאפשר לכם לגשת למספר רב של מכרזים מבלי לפגוע בנזילות העסקית (ראה לעיל).

ניתוח מנהלי ומשפטי 

היבטים משפטיים כפופים לדיני מכרזים מחמירים, ולכן מומלץ להיוועץ בבעלי מקצוע המתמחים בנושא. יש להכיר את תקנות חובת המכרזים ואת הדרישות המשפטיות כדי לוודא שההצעה שלכם עומדת בתנאי החוק תוך עמידה בתנאי הסף החוקיים ובהתנהלות אתית מתאימה. 

ניתוח מקצועי/ טכני/ הנדסי

בכל מכרז מוצבות דרישות מקצועיות, החל מיכולות בסיסיות (ידע מקצועי בסיסי, עמידה בתקנים וכד') עד לתנאים 

הנדסיים מורכבים במקרה של פרויקטים טכנולוגיים מתקדמים. לאחר ביצוע ניתוח של תחומים אלה במכרז, ניתן לגבש ביתר קלות, הצעה המכילה מענה ופתרונות לכל הדרישות הללו.

שלב רביעי – גיבוש ההצעה והכנתה

לאחר שהבנתם את דרישות המכרז וביצעתם את כל הניתוחים הנדרשים, הגיע הזמן לגבש את ההצעה. חשוב לבנות את ההצעה כך שתשקף בצורה מיטבית את הכישורים והיכולות של העסק שלכם, תוך דגש על התאמה מדויקת לדרישות המכרז. יש להקפיד על סדר וניקיון בהצגה, לחתום על כל המסמכים הרלוונטיים, ולוודא  כי צירפתם את כל המסמכים והאישורים הנדרשים (כגון רישיונות, אישורים, ביטוחים, הסמכות, תעודות רלוונטיות, מסמכי ערבות וכד') . 

הכנת הצעה איכותית ומקצועית היא הבסיס להצלחה במכרז. ההצעה צריכה להיות מסודרת, כתובה בצורה משכנעת, מקצועית וברורה. חשוב להציג ולהדגיש את יתרונות וחוזקות העסק שלכם באופן בהיר, להוסיף ממליצים, ולפרט עד כמה שאפשר יכולות טכניות ומקצועיות כלליות ויחודיות. צרפו מסמכים תומכים כמו CASE STUDIES שביצעתם ופרופיל חברה והציגו את כוח האדם העומד לרשותכם וניסיונכם בפרויקטים דומים בצורה ברורה ומפורטת. בשל המורכבות והפירוט הנדרשים, מומלץ להכין תקציר מנהלים ברור וממוקד שיסכם את יתרונות ההצעה שלכם. 

שלב חמישי – בדיקה הגהה והגשה

אלוהים והשטן נמצאים בפרטים הקטנים. לאחר סיום הכנת ההצעה, הקפידו לעבור עליה פעם נוספת, לוודא כי אין חוסרים, טעויות ופגמים. לאחר סיום הבדיקה, הקפידו להגיש את ההצעה בזמן, בפורמטים הנדרשים ובהתאם לכל כללי ההגשה המפורטים, כדי להותיר רושם מקצועי על ועדת המכרזים, ולהימנע מפסילה על בסיס טכני מנהלתי.

הגשת מכרזים – אתגרים מרכזיים וכיצד להתמודד עימם

לאחר שעסקנו בגיבוש ההצעה והגשתה. להלן כמה אתגרים מרכזיים ודרכים להתמודד עימם.

טעויות נפוצות 

בכדי להימנע מהפסד במכרז, חשוב להכיר ולמנוע טעויות נפוצות שיכולות להביא לפסילת ההצעה. לעיתים, גם טעות קטנה יכולה להפוך את כל העבודה שהשקעתם לחסרת ערך. להלן מספר דוגמאות לטעויות נפוצות שיש להימנע מהן:

•  פגמים במסמכי הערבות: אפילו טעות קטנה במסמכי הערבות עלולה להוביל לכך שוועדת המכרזים תפסול את ההצעה על הסף. חשוב לוודא שהערבות תוגש בנוסח המדויק ותעמוד בכל הדרישות. 
• עמידה בתנאי סף והוספת המסמכים המעידים על כך: מתמודדים רבים נוטים להתעלם או להמעיט בחשיבותם של תנאי הסף, כמו ניסיון קודם, תעודות, או רישיונות רלוונטיים. אם העסק שלכם לא עומד בתנאי הסף – ההצעה תיפסל באופן אוטומטי, גם אם שאר ההצעה מצוינת. כמובן שחיוני לספק מסמכים ועדויות לעמידה בכל תנאי הסף הנדרשים.
• הגשה מאוחרת: הגשת ההצעה לאחר המועד האחרון להגשת ההצעות תוביל לפסילה מיידית. אפילו איחור של של שעה יכול לפסול את ההצעה. יש לתכנן מראש את לוח הזמנים כך שההצעה תוגש בזמן, תוך התחשבות בכל העיכובים האפשריים. 
• מסמכים חסרים: אחת הטעויות הנפוצות ביותר היא השמטתו של מסמך חשוב. לדוגמה, אם נדרש לצרף תעודת הסמכה של אחד העובדים המרכזיים בפרויקט, אך המסמך לא צורף, ההצעה עלולה להיפסל. חשוב לבצע בדיקה כפולה ולוודא שכל המסמכים הנדרשים אכן מצורפים. 
• שגיאות תמחור: תמחור שגוי יכול לגרום לבעיות קשות. לדוגמה, הצעת מחיר נמוכה מדי עשויה להיראות בלתי ריאלית בעיני ועדת המכרזים, בעוד הצעת מחיר גבוהה מדי תפחית את הסיכוי לזכות. מכאן החשיבות הרבה של ניתוח פיננסי מעמיק, יסודי וזהיר המאפשר למגיש לוודא כי המחיר המוצע תואם את דרישות המכרז ואת תנאי השוק גם יחד.

טיפים לזכייה במכרז

 כדי להגדיל את הסיכויים שלכם לזכות במכרז, חשוב לנקוט גישה מתקדמת ואסטרטגית המתבססת על טכנולוגיה, פתרונות חדשניים יצירתיים, והצגת ניסיון מוכח. הנה כמה טיפים שיעזרו לכם לשפר את ההצעה לבלוט מעל המתחרים: 

1. שימוש בפתרונות חדשניים כמו ערבות חוץ-בנקאית של RentSafe: אחד מהחסמים הגדולים להשתתפות במכרזים הוא הצורך בהעמדת הון משמעותי לצורך הערבות. פתרון הערבות החוץ-בנקאית של RentSafe מספק דרך אפקטיבית לגשת למכרזים מבלי להקפיא הון עצמי, וכך מאפשר גישה למגוון רחב יותר של הזדמנויות עסקיות, מבלי לפגוע בנזילות הפיננסית של העסק. זהו יתרון משמעותי שיכול לשפר את תכנון ההצעות שלכם ולחזק את הסיכוי לזכייה.
2. הציגו ניסיון עשיר וממליצים מהימנים: הוכחת ניסיון קודם בפרויקטים דומים היא כלי חזק לשכנע את ועדת המכרזים ביכולות שלכם. בהמשך לכך, הצגת ממליצים איכותיים שמכירים אתכם היטב ותומכים בפעילותכם יכולה להוות ערובה לאמינות ומקצועיות של העסק. ממליצים מרשימים עשויים לשפר משמעותית את התדמית שלכם בעיני הוועדה ולתת לכם יתרון משמעותי על פני המתחרים.
3. שימוש בטכנולוגיה כדי לייעל את תהליך גיבוש והגשת ההצעה: הטכנולוגיה יכולה לסייע לכם להתנהל בצורה מסודרת ומאורגנת לאורך כל תהליך הגשת המכרז. מומלץ להשתמש בכלים דיגיטליים לניהול מסמכים ופרויקטים, תיאום זמנים, וביצוע בדיקות תקינות לפני ההגשה. מערכות ניהול פרויקטים מתקדמות ועדכניות יכולות לסייע לכם לתאם בין כל אנשי הצוות ולהבטיח שההצעה מוגשת באופן מקצועי ומלא.
4. שימוש בכלי AI מתקדמים לניתוח המכרז והכנת ההצעה: טכנולוגיות בינה מלאכותית (AI) יכולות לשמש כלי עזר מתקדם בכל שלבי הכנת המכרז. לדוגמה,כלי ה- AI יכול לסרוק את מסמכי המכרז, לזהות סעיפים קריטיים, לנתח את דרישות המכרז ולהמליץ על שינויים ושיפורים בהצעה. חשוב לזכור כי יחד עם כל יתרונותיהם, כלי בינה מלאכותית לא יכולים להחליף לגמרי שיקול דעת אנושי וכי יש לם חסרונות משמעותיים כגון הנטייה להמציא מידע שגוי. לכן, בעת שימוש בכלים כאלה יש להקפיד בעת ניסוח הפרומפטים, ולבקש מראי מקום לכל תשובה, בכדי שניתן יהיה לבצע בקרה אנושית על תוצאות הניתוח של כלי ה-AI.
5. הצגת חדשנות וטכנולוגיה מתקדמת בפרויקטים קודמים: אם השתמשתם בטכנולוגיות מתקדמות בפרויקטים קודמים, חשוב להדגיש זאת בהצעה שלכם. הצגת חדשנות ויכולת לאמץ טכנולוגיות חדשות כמו פתרונות דיגיטליים, אוטומציה או בינה מלאכותית בפרויקטים שביצעתם, יכולה להוות שיקול מכריע עבור ועדת המכרזים בבחירתכם כזוכים.
6. הקפדה על כללי כתיבה ושיווק: הצעת מכרז היא למעשה מסמך שיווקי. לכן, עליכם להקפיד על שפה מקצועית וברורה שתציג את העסק בצורה המשכנעת ביותר. השקיעו בכתיבה איכותית של תקציר המנהלים, והבליטו את הערכים והיתרונות שהעסק שלכם מביא. הצעה משכנעת ומסודרת היטב יכולה להוות יתרון תחרותי משמעותי.
7. שיתוף פעולה עם שותפים חזקים: אם אינכם עומדים בכל הדרישות של המכרז, ניתן לגשת אליו יחד עם שותפים עסקיים העומדים בתנאים שאתם חסרים בהם. שותפות כזו תאפשר לכם להגיש הצעה חזקה ומקיפה יותר, ולשפר את הסיכויים שלכם לזכות.

זכייה במכרזים באמצעות, תכנון, יצירתיות, דיוק וחדשנות

מכרזים מהווים הזדמנות עסקית משמעותית להגדלת הפעילות העסקית, ויצירת מקורות הכנסה קבועים. תהליך ההגשה למכרז עשוי להיראות מורכב, אך בעזרת הבנה מעמיקה של מסמכי המכרז, הכנה מדוקדקת של ההצעה, שימוש בטכנולוגיות מתקדמות ובכלים פיננסיים כמו ערבות חוץ-בנקאית של RentSafe, ניתן להתמודד בהצלחה ולהגדיל את סיכויי הזכייה. 

תכנון נכון, דייקנות והצגת יתרונות מובהקים של העסק לצד הימנעות מטעויות נפוצות, תאפשר לכם לגשת למכרזים בצורה מקצועית ומבטיחה. השימוש בטכנולוגיות AI לניתוח מסמכי המכרז, הצגת ניסיון מקצועי עשיר, ושילוב ממליצים מהימנים, הם רק חלק מהצעדים שיכולים לחזק את ההצעה שלכם ולהוביל להצלחה.